BAZA WIEDZYPRODUKTYWNOŚĆZARZĄDZANIE ZADANIAMI (GTD)

Zarządzanie zadaniami cz.2 – konteksty

Tym wpisem zapraszam cię do wspólnego kontynuowania tematu „Zarządzanie zadaniami”. To najważniejsza w mojej opinii sfera zwiększania produktywności.

We wpisie Zarządzanie zadaniami cz.1 – wprowadzenie opisałem podstawowe założenia metodologii GTD uwzględniające moją formę jej zastosowania. Na wstępie tamtego wpisu podsumowałem dla ciebie główne cele, które osiągam poprzez zastosowanie tej metody. Przypomnijmy je tutaj pokrótce:

  • CEL I: zwolnienie „pamięci RAM” mojego umysłu to podstawowy cel i jednocześnie największa zaleta stosowania owego systemu zarządzania zadaniami. Póki nie wcielisz systemu w życie osiągnięcie tego celu brzmi jak nieosiągalne marzenie – całkowite uwolnienie kreatywności swojego umysłu poprzez wyrzucenie wszystkich bieżących spraw, celów i zadań do zewnętrznego systemu, któremu w 100% ufasz. Po wdrożeniu go w życie czujesz, że niemal wynalazłeś/aś koło. Świetna sprawa!
  • CEL II: prowadzenie za rękęKiedy już nabierzesz odpowiednich nawyków i samodyscypliny w zarządzaniu swoim systemem – całkowicie mu zaufasz. To natomiast doprowadzi do poczucia, że twój system niemal prowadzi cię za rękę krok po kroku na drodze doprowadzania spraw do końca. W połączeniu z celem pierwszym opisanym wyżej to prawdziwa eksplozja komfortu i produktywności osobistej.
  • CEL III: wykonywanie zadań nie projektówTo bardzo ważny element wprowadzenia systemu zarządzania zadaniami w życie i jednocześnie główna jego siła napędowa. To przełomowe założenie metodologii efektywnego zarządzania projektami wymusza taką konstrukcję i strukturę systemu, aby wszystko (projekty, cele i wszelkie inne sprawy) rozbijać na pojedyncze zadania wymagające jednej czynności. Dlaczego? Ponieważ projektów nie da się wykonywać! Wykonywać za to można pojedyncze zadania, które to prowadzą cię krok po kroku do realizacji owych projektów. Tak proste, że aż genialne 😊.

Powyższe to podstawowe cele i założenia systemu zarządzania projektami oraz zadaniami. Ten tekst natomiast to kolejny etap na drodze zgłębiania tej tematyki. Kwestia zastosowania kontekstów (z ang.: contexts, czasem zwane „kategoriami”) w systemie zarządzania zadaniami spokojnie można nazwać kolejnym etapem wtajemniczenia na drodze wdrażania systemu. Tak to rozumiem i to nie przypadek, że pominąłem tę kwestie we wpisie wprowadzającym. Nie wszystko na raz 😁.

OK, tyle tytułem wstępu. Teraz powiem ci coś, co może ci się nie spodobać: Nie powinieneś/aś kontynuować lektury niniejszego wpisu bez uprzedniego zapoznania się z treścią wpisu wprowadzającego do tej tematyki – Zarządzanie zadaniami cz.1 – wprowadzenie. Ponieważ opisywana metodologia zastosowania kontekstów w systemie ściśle nawiązuje do struktury samego systemu zarządzania zadaniami, musisz najpierw ją poznać, zanim zgłębisz metody ich zastosowania. Zatem zapraszam do lektury wspomnianego tekstu i czekam aż pojawisz się tu ponownie w celu uzupełnienia wiedzy. Śmiało możesz jednak kontynuować czytanie jeśli sama metodologia GTD jest już tobie dobrze znana.

Konteksty – po co ?

Zastosowanie kategorii 1to przede wszystkim porządny turbo boost produktywności. Jak napisałem w poście zatytyłowanym „Zabójcy produktywności – kalendarz”-„produktywność jest niczym innym jak umiejętnością planowania i realizacji zadań i projektów jak najbardziej efektywnie w jak najmniej obciążający ciebie sposób”. Jak najmniej obciążający czyli – jak najbardziej optymalny. To natomiast co stanowi o tym, czy dane warunki do wykonywania zadań można uznać za optymalne sprowadza się do uwzględnienia takich czynników jak: miejsce wykonywania zadań, czas niezbędny do ich wykonania, energia potrzebna na ich wykonanie, dostępny sprzęt czy inne zasoby i wiele innych. W tym właśnie pomagają konteksty.

Poniżej 2 przedstawiam ci podstawowe powody stosowania kontekstów w zadaniach.

konteksty w zarządzaniu zadaniami


Pamiętaj 💡
Bardzo ważną częścią metodologii zarządzania zadaniami GTD jest odpowiedni dobór zadań, które „wciągane” są na dzienną listę zadań. Dobór taki, który w danej chwili jest najbardziej optymalny. Zastosowanie kontekstów jest jedną z metod doskonalenia takiej optymalizacji.


Powód I- zbiorcze wykonywanie zadań

Nadawanie zadaniom kontekstu to nic innego jak przypisywanie ich do określonej kategorii (stąd równolegle stosowane nazewnictwo kategoria/kontekst). Kontekst ten następnie ma przydać się tobie do efektywnego grupowania zadań. Wszystko po to, aby jeszcze bardziej zwiększyć efektywność czasu poświęconego na planowanie i wykonywanie zadań oraz zwiększenie swojej produktywności w tym zakresie.

Najbardziej oczywistym powodem zastosowania kontekstów jest więc grupowanie podobnych do siebie zadań3 pochodzących z różnych projektów po to, by wykonywać je zbiorowo. Przydaje się to głównie osobom, które realizują projekty zbliżone do siebie swym charakterem.


Przykład❗️
Jesteś handlowcem i każdy potencjalny klient znajduje odzwierciedlenie w twoim systemie zarządzania zadaniami w postaci zdefiniowanego projektu. Wspólnym elementem każdego z takich projektów jest na pewnym etapie np. stworzenie oferty. Zakładam, że ta czynność wymaga od ciebie specjalnych okoliczności i warunków pracy (np. praca na dużym monitorze, gdzie otworzyć możesz na raz kilka cenników i kart produktoowych). Może jest tak, że czynność tę wykonywać możesz tylko kiedy zostajesz sam/a w biurze, ponieważ wymaga od ciebie dużego skupienia. Bardzo wygodnie jest tobie zatem wykonać te zadania za „jednym zamachem” kiedy to określone warunki już zaistniały (czyli zaistniał określony kontekst).


Powód II- metoda doboru zadań do dziennej lub tygodniowej listy zadań

Tworzenie list projektów i zadań, które się na nie składają to clue całości systemu GTD. Sama metodologia jest jednak dość obszerna i traktuje o niemal wszystkich aspektach organizacji swojego systemu. Jednym z nich jest kwestia doboru modelu wyboru zadań do wykonania kiedy to przyszedł na to czas. Jedną z metod opisywanych przez Davida Allena jest „czterokryteriowy model wyboru natychmiastowych zadań”. Zakłada on, że kiedy pojawiło się jakieś „okno czasowe” umożliwiające wykonanie jakiegoś zadania tu i teraz i siadasz do jego wyboru, powinieneś/aś przesiać swoje zadania przez nastepujące „filtry” z zachowaniem poniższej kolejności:

  • kontekst
  • dostępny czas
  • dostępna energia
  • priorytety

Pierwszy z wyżej wymienionych elementów modelu to najbardziej bezpośrednie ujęcie kontekstu, które skłania do zadania sobie pytania czy okoliczności, w których się znajduje w ogóle umożliwiają mi wykonanie czegokolwiek (czy miejsce, dostępny sprzęt, itp. to umożliwiają). Każdy następny z powyższych elementów modelu to już kontynuacja „filtrowania” zadań przez bardziej wyszukane konteksty.

Rodzaje kontekstów

To jakie utworzysz konteksty w twoim systemie powinno być wypadkową tylko i wyłącznie twoich potrzeb i wyobraźni. Nie bądź niewolnikiem „utartych” i najcześciej opisywanych ich typów. Polecam ci zatem zapoznanie się z poniższymi rodzajami kontekstów i przykładami ich zastosowania. Następnie zachęcam do przemyślenia, które z nich wykorzystać w swoim systemie, a których tu nie ma a wiesz, że wzbogacą twój system zarządzania zadaniami.

Kontekst jako etap w systemie

Aby objaśnić tobie ten rodzaj kontekstu ponownie poruszę opisany nieco wyżej wątek metody dobierania zadań do realizacji. Twój system jest (powinien być 😉) wypełniony dziesiątkami lub setkami pojedynczych zadań (składowych różnych projektów). Wbrew pozorom wybór tych, które wykonasz w ograniczonym przedziale czasu – jakim jest dzień czy tydzień – to nie taka prosta sprawa. Tu do pomocy możesz zaprzęgnąć konteksty właśnie. Wyjaśnię ci to na przykładzie:


Przykład❗️
Na stałe tworzę w systemie zadań następujące konteksty:

  • „najbliższe działania”
  • „w oczekiwaniu”
  • „ może kiedyś”

Następnie przy każdorazowym „przeglądzie systemu” (patrz wpis Zarządzanie zadaniami cz.1 – wprowadzenie) przypisujesz swoje zadania do tych kontekstów właśnie. Kiedy siadając do pracy gotowy/a do wykonywania zadań znajdujących się w twoim systemie przefiltrujesz zadania przez kontekst „najbliższe działania”, w sposób naturalny utworzyła się dla ciebie dzienna lista zadań. W oczywisty sposób „workiem”, z którego wyciągasz kolejne zadania do kategorii „najbliższe działania” będzie zbiór zadań z przypisanym kontekstem „w oczekiwaniu”.


Kontekst – czas potrzebny na wykonanie zadania

Kiedy spojrzy się na ten rodzaj kontekstu, jego zastosowanie wydaje się w naturalny sposób oczywiste. Co jeśli nie czas niezbędny na wykonanie danego zadania jest najbardziej oczywistym filtrem ich doboru w danej chwili. Kiedy utknąłeś/aś w kolejce i masz do dyspozycji 10-15 minut czasu, siłą rzeczy nie weźmiesz się za zadanie typu „wykonanie analizy rocznej budżetu”. Bez problemu natomiast możesz wykonać rozmowę telefoniczną lub odpisać z telefonu na kilka maili.

kontekst jako czas na wykonanie zadania


Przykład❗️
Tworzę następujące konteksty:

  • „5 min”
  • „15 min”
  • „30 min”
  • „>1h”

Kiedy „kwitnę” w poczekalni czy skończyłem wcześniej spotkanie lub szukam zadań mało angażujących (to zwykle te o krótkim czasie niezbędnym do ich wykonania) filtruje swoje zadania kontekstem „5 min” lub „15 min”. Wykonując wyszukane w ten sposób zadanie/zadania nie tylko mam możliwość „odhaczyć” kilka zadań z mojej długiej listy, ale też efektywnie wykorzystuje „podarowany” czas.


 

Zauważ, że nie znajdując zastosowania dla tego typu kontekstów w swoim systemie, zwykle w takiej sytuacji nie wykonałbyś/ałabyś pewnie żadnego z zadań. Łatwo bowiem w opisanych okolicznościach pokusić się o przekonanie: „mam tylko chwilę, więc jedyne co mogę zrobić to przejrzeć parę serwisów www lub przescrollować facebook’a”.

Produktywne, prawda? 🙂

Kontekst energii potrzebnej na wykonanie zadania

To jeden z moich ulubionych typów kontekstów. Jestem osobą, która nie ma zdolności podjęcia każdego zadania w każdej chwili (chyba nie jestem sam, co 😉). Wsród zadań na mojej liście zwykle są zarówno zadania typu „nie angażujące”, ale są i takie które wymagają ode mnie nie tylko dużej energii umysłowej do ich wykonania ale wręcz wcześniejszego psychicznego nastawienia, że będę je w danym dniu o danej porze wykonywał. Tak mam ?‍ 🤷‍♂️. Co za tym idzie, możliwość przefiltrowania każdego ranka (wtedy mam najwięcej mocy) listy swoich zadań przez ten właśnie typ kontekstu jest dla mnie bardzo produktywne. Jeśli nie zrobie owego zadania w szczycie sił danego dnia, na pewno nie zrobie go w tym dniu wcale.

kontekst energii w zarządzaniu zadaniami

Podobnie jest w sytuacji odwrotnej, kiedy to odczuwam zmęczenie i znużenie i jedyne co mogę „wziąć na klatę” z mojej listy zadań to tzw.”no brain task”.

Kontekst – dokumenty referencyjne

W tych wpisach na blogu opisywałem kwestie komplementarnej części systemu zarządzania zadaniami jaką jest system notatek. Chodzi o to, że bardzo często aby efektywnie wykonywać poszczególne zadania przypisane do danego projektu potrzebujesz mieć stały dostęp do pewnych treści czy plików, które są materiałami pomocniczymi (szumnie zwane „dokumentami referencyjnymi”). W przykładowym projekcie „wynajem biura” takimi dokumentami będą zebrane oferty, plany lokali czy checklista pytań do poruszenia podczas prezentacji lokalu przez pośrednika. Potrzebujesz mieć te załączniki dostępne w szybki i wygodny sposób podczas wykonywania różnych zadań. Do takich celów doskonale nadaje się choćby Evernote, w który załącznikiem może być dowolny plik, zdjęcie, notatka głosowa a nawet notatka odręczna.

Jest jednak rozwiązanie alternatywne – możesz tego typu załączniki wprowadzać do swojego systemu w formie zadań i kategoryzować je przypisując im kontekst o nazwie np. „dokumenty referencyjne” . Tym samym zarówno projekty, zadania oraz dokumenty referencyjne przechowujesz w tym samym miejscu – aplikacji do zarządzania zadaniami. Mało jest bowiem aplikacji tego typu, które uniemożliwiają dołączania załączników do poszczególnych zadań.

Konteksty osobowe (i delegowanie)

To jeden z nielicznych wykorzystywanych przeze mnie kontekstów. Polega na tym, że kontekstem jest dana osoba. W ramach różnych projektów niektóre zadania mogą być bowiem powiązane z konkretną osobą. Najcześciej to „powiązanie” to konieczność omówienia jakiegoś zadania z daną osobą, wspólna jego realizacja wraz z nią lub wręcz w czystej postaci delegowanie owego zadania tej osobie w celu późniejszej weryfikacji.

Kontekst osobowy w zarządzaniu zadaniami

Aby pokazać korzyści płynące z zastosowania tego typu kategorii przytoczę tu przykład mojego zastosowania tej metody:


Przykład ❗️
Zarządzam zespołem handlowym, na który składa się kilka oddziałów handlowych rozmieszczonych w kilku miastach. Zwykle mam w swoim systemie otwarte projekty o podobnych jak niżej przedstawione nazwach:

A. Wdrożenie do pracy Jana Nowaka”

B. Wizyta w oddziale – Wrocław

C. Leady sprzedażowe przekazane – Jan Nowak 4

Na powyższe projekty składa się wiele zadań do nich przypisanych. Niektóre z nich mogą być „przypisane” do (kontekstu) konkretnej osoby. Kiedy więc pojawiam się w jednym z miast mogę przefiltrować mój system zarządzania zadaniami przez kontekst o nazwie „Jan Nowak” co spowoduje wylistowanie na jednym widoku zadań powiązanych z tą osobą właśnie. Taka lista może wyglądać następująco:

a) ustalić datę II etapu szkolenia produktowego ➡️ zadanie pochodzące z projektu A

b) omówić zmianę warunków zatrudnienia ➡️ zadanie pochodzące z projektu B

c) omówienie kwartalnych planów sprzedażowych ➡️ zadanie pochodzące z projektu B

d) Lead – Firma X, Lead Firma Y, itd. ➡️ zadanie pochodzące z projektu C

Podczas jednego spotkania z tym handlowcem mogę dzięki temu omówić wiele tematów zahaczających o wiele różnych sfer naszej współpracy.

Bez względu na to czy twój system zarządzania zadaniami posiada opcję współdzielenia projektów i zadań czy też nie, możesz wykorzystać ten typ kategoryzowania do kontroli i weryfikacji wykonania delegowanych innym osobom zadań. Bardzo przydatne 👊🏻.


Kontekst sprzętu

Często zdarza się, że dane zadanie możesz wykonać tylko przy pomocy jakiegoś konkretnego sprzętu. Kiedy ja mam do zaopiniowania jakiś dokument lub propozycje materiałów marketingowych robią to wyłącznie na moim iPadzie Pro, który współpracuje z rysikiem Apple Pencil. Opisywanie plików pdf, dokumentów Word i Excel oraz zdjęć jest tak wygodne, że nie chcę robić tego przy użyciu komputera.

sprzęt w zarządzaniu zadaniami

Są również takie prace, których wykonywanie na 13 calowym laptopie byłoby katorgom a ich wykonywanie na 27 calowym ekranie monitora lub iMaca to czysta przyjemność. Takim przykładem może być analiza „dużego” pliku z danymi liczbowymi Excel. Zastosowanie wtedy kontekstu „iMac” oraz „iPad” jest całkiem pomocne (szczególnie w moim przypadku kiedy nie każdego dnia przebywam w biurze z dostępem do dużego ekranu).

Powyższe aspekty to kwestia wygody pracy. Są jednak kwestie sprzętowe bardziej „zero-jedynkowe”. Najlepszym przykładem jest konieczność wykonania zadania na konkretnym sprzęcie, ponieważ na nim masz zainstalowaną niezbędną do wykonania tego zadania licencje profesjonalnego oprogramowania, a nie masz jej na żadnym innym dostępnym sprzęcie. Ten przykład przemówi zapewne do grafików komputerowych, architektów czy innych ludzi kreacji.

Kontekst miejsca

Po zapoznaniu się z powyżej przedstawionymi przykładami zastosowania różnego typu kontekstów, jestem przekonany, że kontekst miejsca będzie dla ciebie od razu czytelny i oczywisty.

kontekst lokalizacji w zarządzaniu zadaniami

Mnie najbardziej przydaje się zastosowanie tego kontekstu dla miejsc, które są centralami określonych departamentów w naszej firmie. Zastosowań jest jednak więcej:


Przykład 1❗️
Faktury i inne dokumenty mogę zdać tylko w siedzibie naszej firmy. To samo tyczy się konieczności złożenia podpisów pod niektórymi dokumentami (np. kadrowymi dotyczącymi mojego zespołu). Ponieważ centrala zlokalizowana jest w mieście, w którym przebywam maksymalnie 2-3 razy w miesiącu bardzo ważne jest, bym nie przeoczył żadnej z tego typu spraw podczas wizyty w centrali. Uruchomienie kontekstu o nazwie „centrala firmy”, kiedy to się w niej pojawiam, jest mi w tym zakresie bardzo pomocne.

Przykład 2❗️
Jeśli na twojej dziennej liście zadań zwykle znajdują się również zadania prywatne, możesz oznaczać je kontekstem „DOM” i w godzinach pracy tak filtrować listę zadań, by te zadania nie pojawiały się na niej. Nikt nie lubi kiedy lista zadań zbyt powoli się kurczy wraz z wykonywaniem kolejnych. Niepotrzebne wydłużanie listy zadań o sprawy prywatne nie jest w niczym pomocne. Kiedy już po pracy przefiltrujesz zadania przy pomocy kontekstu „DOM” możesz niejako otworzyć kolejną (tym razem prywatną) liste zadań do wykonania.

Przykład 3❗️
Jeśli twoja aplikacja do zarządzania zadaniami wzbogacona jest o funkcje lokalizacyjne (używana przeze mnie aplikacja Omni Focus ma tę możliwość) możesz skorzystać z automatyzacji związanej z danym miejscem. Kiedy np. masz do odbioru awizowaną przesyłkę z poczty to do zadania „odebrać przesyłkę” możesz przypisać kontekst lokalizacji, którą jest punkt pocztowy właśnie (patrz zdjęcie poniżej).

aplikacja do zarządzania zadaniami Omni Focus

Aplikacja sama powiadomi cię w formie notyfikacji na twoim smartfonie o tym zadaniu kiedy to będziesz właśnie przejeżdżał koło poczty. Bardzo produktywne zastosowanie.

Kontekst lokalizacji w OmniFocus


Podsumowanie

Czy konieczne jest korzystanie z kontekstów? To – mimo zachęcającej do ich stosowania formy niniejszego wpisu – trudne pytanie. Na pewno można być dobrze zorganizowaną osobą a jednocześnie z kontekstów w swoim systemie zarządzania zadaniami nie korzystać. Ta forma sortowania swoich spraw też nie każdemu musi pasować – po prostu. Ja sam korzystam z bardzo niewielu ich rodzajów. Kiedy zatem nie trzeba – moim zdaniem – z nich korzystać? Nie trzeba wtedy kiedy możliwie szybko możesz przejrzeć całą listę swoich projektów i przypisanych do nich zadań. Jest tak wtedy kiedy masz ich stosunkowo niewiele i lista nie jest długa. Sam taki szybki przegląd pozwala na natychmiastowe wyłowienie zadań, które możesz wykonać właśnie teraz. O dziwo w takiej sytuacji nie porzucasz kontekstów. Używasz ich. Różnica polega tylko na tym, że nie korzystasz z nich w tym momencie w samej aplikacji porządkującej twoje zadania tylko w … twojej głowie. Przecież naturalny mechanizm doboru zadań odbywa się właśnie w taki sposób, że analizujesz co powinieneś/aś zrobić , czy są ku temu sprzyjające okoliczności i jaka jest waga poszczególnych zadań.

Bardzo polecam jednak rozważenie tej metody zwiększania produktywności i doskonalenia swojego systemu zarządzania zadaniami. Jeśli zrobisz to dobrze, może to być dla ciebie naprawdę duży wzmacniacz osobistej efektywności.

To przed czym – uwzględniając własne doświadczenia – mogę cię przestrzec, to aby zaczynać powoli 😉. Zacznij od 1,2, może 3 kontekstów najbardziej tobie obecnie przydatnych, poobserwuj sam/a siebie czy aby napewno z nich korzystasz w praktyce. Jeśli okażą się przydatne, wdrażaj powoli kolejne. Pamiętaj bowiem o najważniejszej zasadzie – „rób, nie zarządzaj”. Głupio by wyszło jeśli okazałoby się, że więcej czasu poświęcasz na planowanie, układanie i zarządzanie niż na wykonywanie swoich zadań i doprowadzanie spraw do końca 🤦‍♂️.

Powodzenia !

Grzegorz Jaszkiewicz

  1. pamiętaj proszę, że pojęcie kontekstu stosuje zamiennie z pojęciem kategorii
  2. Można doszukać się ich znacznie więcej 😉
  3. Nie koniecznie te zadania muszą być podobne do siebie – mogą mieć ze sobą wspólny inny element niż charakter samego zadania (o tym przeczytasz w dalszej części)
  4. tu jako zadania trafia każdy lead przekazany sprzedawcy
Komentarze Facebook

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *


Tags: