APLIKACJEAUTOMATYZACJANARZĘDZIAPRODUKTYWNOŚĆ

Śledzenie w biznesie – cz.2

Ten wpis to kontynuacja zagadnienia trackowania w biznesie (od ang. track – śledzić, tropić). Jak wykazywałem w poprzednim wpisie „śledzenie” nie musi mieć wydźwięku pejoratywnego, o ile dotyczy sfery biznesu i osobistej produktywności. W pierwszym wpisie tego cyklu poruszałem głównie kwestie trackowania lokalizacji oraz realizacji projektów. Te działania mają służyć lepszemu organizowaniu swojej pracy, bardziej precyzyjnemu wycenianiu swoich usług oraz umożliwiać szybki dostęp do historii swoich aktywności.

W niniejszym wpisie zamieszczam kilka rozwiązań, które pozwalają mi – przy wsparciu odpowiednich aplikacji – ewidencjonować i kontrolować kwestie formalne, takie jak: wypełnianie kilometrówki, rozliczanie diet służbowych, raportowanie prac pod kątem fakturowania klientów oraz wypełnianie dziennika swoich aktywności zawodowych i raportowanie tych aktywności.

Kilometrówka- rozliczanie 

Workflow-rozliczanie kilometrówki

Czy tak jak ja musisz rozliczać się z przejechanych kilometrów? Możesz mieć taki obowiązek związany z użytkowaniem służbowego auta (że też nie mogli sobie tego darować 😉).

Łatwo czyni się założenia, że dla porządku będziemy codziennie ewidencjonowali przejechane kilometry. W praktyce jednak nie jest tak kolorowo. Po długiej podróży służbowej wracając późnym wieczorem, ostatnie na co mam ochotę, to spisywanie i uzupełnianie „kilometrówki”. Każda automatyzacja jest tu zatem błogosławieństwem.

W odpowiednio przygotowanej aplikacji mam możliwość jednym kliknięciem nie tylko zaewidencjonować swój pobyt, ale i automatycznie uruchomić pojawienie się tej informacji w odpowiednim miejscu, np. w notatce z zestawieniem delegacji miesięcznych w Evernote. Jak to robie – przeczytasz niżej.

Diety – rozliczanie

Rozliczasz diety? Informacje, które powinieneś w tym celu trackować to rejestrowanie miejsc, do których wyjeżdzasz i ile zajmuje ci pobyt w tych miejscach w trybie delegacji. Na podstawie tych informacji w miesięcznym podsumowaniu możesz z łatwością utworzyć wniosek o wypłatę diet służbowych.

To informacje, które obok rozliczania kilometrówki równie ciężko jest utrzymać w ryzach i na bieżąco i systematycznie aktualizować. Spokojnie, there’s an app for that 👊.

Rozliczanie diet
Workflow-rozliczanie delegacji i diet

 

⚙️Przykład aplikacji – Workflow*

*aplikację Workflow zastąpiła w IX 2018 roku aplikacja Skróty (ang.: “Shortcuts”) w wyniku nabycia Workflow przez firmę Apple. Obecnie zatem jest to natywna aplikacja w systemie iOS 12 oraz wyższych. Poniższe przykłady nadal są aktualne, ponieważ każdy “stary” workflow, który uruchomisz natychmiast przekonwertuje się na workflow aplikacji Skróty. 

W obu powyższych obowiązkach formalnych wspiera mnie aplikacja Workflow. Szerzej tę aplikację opisałem w tekście, który stanowi pierwszą cześć cyklu „Śledzenie w biznesie”. Z grubsza przypomnę tu jednak jakie jest jej przeznaczenie.

Workflow to aplikacja na iOS, która pozwala poczuć się jak programista (niestety nie pozwala poczuć programistycznej pensji 😎). Jej przeznaczeniem jest bowiem danie możliwości „programowania” zwykłemu śmiertelnikowi. Zbiór zdefiniowanych w programie akcji oraz możliwości, które dają tzw. „zmienne” pozwalają na tworzenie „kolejek czynności” (z ang.: workflow), po których ułożeniu i zdefiniowaniu w gotowy workflow wystarczy jedno kliknięcie „start” aby w tle automatycznie zadziało się kilka a nawet kilkanaście akcji, które to mają dać w efekcie użytkownikowi pożądany efekt. Jaki? A no na przykład powstanie notatki o odpowiedniej treści, która zawiera wszystkie niezbędne do rozliczenia kilometrówki i diet służbowych informacje.


📌Zobacz jak to działa na poniższym przykładzie:

Jakie jest zadanie utworzonego prze mnie i opisanego niżej workflow:1

  • przede wszystkim wszystko musi się dziać niemal całkowicie automatycznie – jedyne czego workflow może wymagać ode mnie podczas użytkowania to uruchomienie workflow (jedno klikniecie) oraz wybór opcjonalnych możliwości jak np. wybór miejsc, do których się wybieram (spośród miejsc spotkań wpisanych wcześniej do mojego elektronicznego kalendarza)
  • utworzenie notatki, która zawiera wszystkie niezbędne informacje o moich aktywnościach, które podlegają pod kwestie rozliczenia przejechanych kilometrów oraz rozliczenia diet należnych za delegacje służbowe
  • workflow ma za zadanie pobrać wszystkie niezbędne informacje potrzebne mu do utworzenia wspomnianej notatki w Evernote, czyli: bieżącą datę, godzinę i lokalizacje, odległość między punktem startu oraz punktem docelowym oraz czas przejazdu między nimi
  • workflow uruchamiam podczas rozpoczęcia wyjazdu służbowego z jednego określonego miejsca do drugiego oraz wtedy kiedy rozpoczynam powrót z delegacji

Co zatem dzieje się faktycznie (w tle) po uruchomieniu (jednym kliknięciem) opisywanego tu workflow, czyli jak „zaprogramowane” ono jest 2:

Workflow 1 -start delegacji:

  1. Następuje pobranie bieżącej lokalizacji
  2. Pobranie bieżącej daty i godziny (startu delegacji)
  3. Następnie pobierane są wszystkie wydarzenia z mojego elektronicznego kalendarza, w celu wyświetlenia ich i dania mi opcji wyboru miejsca, do którego zmierzam
  4. Kiedy aplikacja ma już informację o lokalizacji startu (adresy i linki)  i lokalizacji docelowej, określa ich odległość między sobą oraz czas przejazdu
  5. Na podstawie powyższych informacji powstaje treść notatki, która zostaje utworzona automatycznie w systemie do notatek – Evernote w notatniku o nazwie „Delegacje” w notatce „Delegacje służbowe”.

Workflow 2 -powrót z delegacji:

  1. Następuje pobranie bieżącej daty i godziny
  2. Pobranie bieżącej lokalizacji, z której rozpoczynam powrót z delegacji/wyjazdu służbowego
  3. Następnie aplikacja daje mi możliwość wyboru miejsca, do którego się kieruje w drodze powrotnej – do domu czy biura (adresy obu tych miejsc są wcześniej zdefiniowane3 w tym workflow na etapie jego programowania)
  4. Kiedy aplikacja ma już informację o lokalizacji startu (adresy i linki)  i lokalizacji docelowej, określa ich wzajemną odległość i czas przejazdu
  5. Na podstawie powyższych informacji powstaje treść notatki, która zostaje utworzona automatycznie w systemie do notatek – Evernote w notatniku o nazwie „Delegacje” w notatce „Delegacje służbowe”.

Zobacz w akcji tak zdefiniowany workflow:

Tę samą akcję możesz wywołać na Apple Watch.


Ważne❗️

  • nie musisz tworzyć podobnego workflow od podstaw – przygotowałem je dla ciebie i możesz je pobrać z miejsca poniżej w formie gotowego pliku (wcześniej zainstaluj aplikacje Workflow)
  • workflow ma zdefiniowane kalendarze, z których czerpie informacje o moich spotkaniach, lokalizacje biura i domu oraz nazwy notatnika i notatki w Evernote – zainstaluj zatem wcześniej aplikacje Evernote, zmień pod siebie wspomniane dane edytując workflow oraz zdefiniuj w niej odpowiedni notatnik i notatkę o podanej nazwie ( jeśli notatnik i notatkę nazwiesz w Evernote inaczej – pamiętaj, by ich nazwy zmienić również w samym workflow)
  • “workflow 1” (start delegacji) możesz uruchamiać dla każdego spotkania w ciągu dnia, na które zmierzasz – nie tylko na pierwsze z nich, czyli „workflow 1” uruchamiasz każdorazowo, kiedy wybierasz się na spotkanie/delegacje (nawet jeśli jest ich kilka następujących po sobie w trakcie dnia)
  • z „workflow 2” korzystasz, kiedy „zjeżdżasz” już z wyjazdu do domu lub biura

Aplikacje Workflow pobierzesz tutaj:


Gotowe workflow z filmu powyżej do pobrania*

*aplikację Workflow zastąpiła w IX 2018 roku aplikacja Skróty (ang.: “Shortcuts”) w wyniku nabycia Workflow przez firmę Apple. Obecnie zatem jest to natywna aplikacja w systemie iOS 12 oraz wyższych. Poniższe przykłady nadal są aktualne, ponieważ każdy “stary” workflow, który uruchomisz natychmiast przekonwertuje się na workflow aplikacji Skróty. 

Workflow 1 – start delegacji

Workflow 2 – koniec delegacji


Zbiorcze fakturowanie klientów

W pierwszym tekście serii „Śledzenie w biznesie” opisałem przykłady takich form pracy i rozliczeń z klientami, które mają specyfikę rozliczania prac w formie fakturowania zbiorczego, zwykle miesięcznego. Kiedy masz np. konieczność podsumowania odbytych w miesiącu wizyt u klientów w celu zafakturowania usług, metoda trackowania lokalizacyjnego okazuje się bezcenna. Podobnie jest w sytuacjach kiedy musisz podsumować – w celu ich rozliczenia- czas pracy na rzecz konkretnych projektów (przyjętych zleceń). We wspomnianym już wpisie na blogu prezentowałem aplikacje pozwalające trackować tego typu aktywności. W tym wpisie jest miejsce na przytoczenie możliwości raportowania tych prac z poziomu tych samych opisanych już wcześniej aplikacji (Timely i Rewind).

Raportowanie w TIMELY:

Aplikacja Timely to bardzo wygodne narzędzie do trackowania aktywności wykonywanych w ramach poszczególnych projektów. Funkcja raportowania zapewnia zatem tworzenie wygodnych zestawień tych prac utworzonych dla wskazanego okresu czasu z wyszczególnieniem:

  • klientów, dla których prowadzimy dane projekty
  • projektów, które prowadzimy
  • użytkowników, którzy wykonywali dane działania
  • tagów, którymi były oznaczone dane aktywności (opcja)

Wygenerowane raporty mogą uwzględniać takie informacje jak:

  • budżet (czasu lub pieniędzy) określony dla projektu (podstawa do rozliczeń)
  • daty wykonania danej czynności w ramach projektu
  • czasu planowanego oraz faktycznego wykonania aktywności
  • wycena aktywności wg typu budżetu określonego dla projektu
  • tagi przypisane do aktywności (znaczniki)
  • notatki przypisane do wykonanej aktywności

Raporty można wyeksportować do formatów:

  • Excel’a
  • PDF

 

Timely-raport w PDF

Raportowanie w aplikacji REWIND:

Aplikacja Rewind to trackowanie lokalizacyjne. W poprzednim wpisie opisałem między innymi przykład jej wykorzystania na potrzeby śledzenia wizyt u klientów.

Główna zaleta tej aplikacji polega na tym, że samo trackowanie lokalizacji odbywa się całkowicie automatycznie i nie wymaga od użytkownika żadnych czynności.

Tu raportowanie prezentuje się następująco:

 


Aplikacje REWIND pobierzesz:


Raportowanie swojej pracy

Trackowanie informacji o swoich działaniach (gdzie i co robiłem w danym dniu) to informacje, których zapewne potrzebować możesz z różnych powodów.

Przydaje się przede wszystkim jako swoisty “pamiętnik służbowy”, dzięki któremu zawsze możesz przywołać informacje o swoich aktywnościach z przeszłości. Ile razy zastanawiałeś/aś się “hmm…kiedy to ja ostatnio byłem u tego klienta..?“. Podobnym pytaniem zaskoczyć może cię twój szef, który zapyta weryfikującym tonem “Kiedy ostatnio wizytowałeś nasz oddział w Gdańsku ?“.

W tego typu trackowaniu ważna jest nie tylko możliwość przywołania miejsca, w którym przebywałeś/aś. Ważna jest również możliwość powrotu do notatki z tego zebrania, spotkania handlowego, ustaleń z klientem, etc.

Powyższe prowadzi nas do wniosku, że trackowanie tych informacji może posłużyć tobie również do zrobienia pełnego raportu z Twoich działań, np. miesięcznego. Przyjazne aplikację dają tę możliwość przy minimalnym zaangażowaniu nie tylko ewidencjonowania miejsc i czasu jaki w tych miejscach spędziłeś/aś. Pozwala również zautomatyzować (a wręcz wymuszać) proces uzupełnienia krótkiej notatki z tego spotkania/działania i jej „odłożenie się” we wskazanym miejscu lub wyeksportowanie.


⚙️Przykład aplikacji – Day One

Day One to nic innego jak elektroniczny pamiętnik. Nie używam go jednak do tego do czego jest stricte przeznaczony (prowadzenie osobistego pamiętnika) – może być doskonale wykorzystany jako swoisty „dziennik służbowy”. Czym innym jest bowiem odnotowywanie swoich działań służbowych – choćby w celu późniejszego raportowania – niż pewnego rodzaju prowadzeniem pamiętnika.

Sama aplikacja z pozoru jest prosta, jednak po chwili zapoznania się z nią odkrywa przed użytkownikiem naprawdę spore zapasy solidnie zaprojektowanych funkcjonalności.

Wymieniając kilka z nich:

  • opcja prowadzenia notatek przypisanych do konkretnej daty
  • możliwość dołączania wszelkiego typu załączników do tychże notatek
  • pełna synchronizacja między urządzeniami mobilnymi (iOS) a aplikacją desktop’ową (MacOS)
  • tworzenie dowolnej ilości dzienników oraz tagów (znaczników)
  • funkcje przypominania w określonych godzinach i dniach tygodnia o konieczności dodania wpisu dnia

 

 

  • funkcja Activity Feed – automatyczne trackowanie lokalizacji, galerii zdjęć oraz wpisów w kalendarzu w celu łatwego tworzenia wpisów dnia z poziomu utworzonej automatycznie listy zaistniałych zdarzeń w danym dniu
widok aktywności z danego dnia
  • funkcje widoku wpisów z perspektywy: listy wpisów, lista zdjęć, mapka, widok kalendarza
widok mapki
widok kalendarza
  • możliwości dostępne z poziomu Apple Watch’a – notyfikacje, tworzenie wpisów, meldowanie lokalizacji ( tzw. check-in)

  • pewnego rodzaju smaczkiem jest funkcja przypisywania pogody do danego wpisu dnia, co może mieć również zastosowanie biznesowe (np. restaurator wpisując do „pamiętnika” utargi z danego dnia może wstecznie odnosić utarg swojej restauracji do stanu pogody w danym dniu, co w tym biznesie jest ściśle skorelowane)

Poniżej zobaczysz kilka zrzutów z ekranu aplikacji oraz przykładowe raporty.

Wg mnie aplikacja doskonale nadaje się jako system do ewidencjonowania swoich aktywności zawodowych i późniejszego ich raportowania. Sam raport do PDF prezentuje się świetnie i jest de facto „ubranym” w formę książkową przedstawieniem tekstowo-graficznym wszystkich wpisów z dziennika Day One z odpowiednimi informacjami dodatkowymi.



Aplikacja

iPad:


Apple Watch:

Apple Watch – dodawanie zdarzeń

 


Raportowanie

Zobacz raport z opisami klikając tutaj

 

 

Warto odnotować, że opisane funkcje dają możliwość wykorzystania tej aplikacji, również w innych potrzebach opisanych na blogu, jak: trackowanie wizyt u klientów czy ewidencjonowanie, trackowanie i raportowanie prac nad projektami).


Aplikacje DAY ONE pobierzesz:


W tym i poprzednim wpisie tego cyklu  na blogu zaprezentowałem kilka odsłon pojęcia trackowania i jak może ono funkcjonować w twoim biznesie czy twojej pracy. Wspomniałem o trackowaniu pracy nad projektami, trackowaniu lokalizacji, spotkań u klientów, opisałem jak wspierać się automatyzacją w kwestiach formalnych (kilometrówka, delegacje) oraz jak wygodnie i efektywnie raportować swoją pracę.

Do każdej z opisywanych typów potrzeb starałem się przypisać przykładową aplikację z prezentacją jej zastosowania. Po szczegółowej analizie i testach poszczególnych rozwiązań “na sobie” zorientujesz się jednak, że jedną aplikacją możesz zabezpieczyć sobie “obsługę” kilku z opisanych potrzeb trackowania i nie zawsze jest konieczność korzystania z wielu aplikacji, by zrealizować swoje cele. Wystarczy, że rozpoznasz funkcje poszczególnych aplikacji i wybierzesz rozwiązanie najbardziej odpowiednie dla ciebie.

Powodzenia 🙂

Grzegorz Jaszkiewicz

  1. Ten workflow możesz bez problemu pobrać poniżej na swojego iPhone’a lub iPad’a. Nie musisz składać go dla siebie od podstaw.
  2. Najciekawsze jest to, że wszystko się dzieje automatycznie po uruchomieniu workflow jednym kliknięciem.
  3. Zmień dane w tych miejscach na swoje lokalizacje odpowiadające tym miejscom
Komentarze Facebook

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *


Tags: