BAZA WIEDZYPRODUKTYWNOŚĆ

(Myślisz, że) dajesz z siebie wszystko?

Praca „na full”

Co tam będzie mi ktoś mówił, że nie można ciężko pracować. Ciężka praca jest wielką dumą. Kiedy zmęczony wracasz wieczorem do domu, resztkami sił próbujesz delektować się spojrzeniem swojej żony widząc w jej oczach dobroduszne politowanie w połączeniu z wyraźną dumą – wojownik po ciężkim dniu wrócił do domowego ogniska.

„Nawet nie miałem kiedy zjeść”, „Musiałem zostać do wieczora” . Mówisz to w tonie narzekania, ale gdzieś w tle mówiąc to przebija się z tego duma, duma z dobrze wykonanej roboty, duma z poświęcenia, duma z własnych kompetencji.

Cały dzień w biurze. Współpracownicy dobijają się do ciebie po chwilę rozmowy niemal jak na audiencje do papieża Franciszka. O tym jak ciężko się do ciebie dostać po jakąś decyzje zaczynają już krążyć legendy. Coraz bardziej czujesz, że twój byt w tej firmie naprawdę wiele znaczy. Tak wiele od ciebie zależy, jesteś potrzebny(a) tak wielu ludziom.

Mimo tego wielkiego zaangażowania i obciążenia buduje się w tobie coraz bardziej poczucie ogromnej satysfakcji. Jak jej nie odczuwać kiedy to funkcjonujesz każdego dnia na pełnych obrotach i los tak wielu projektów, efektów pracy twojego zespołu zależy właśnie od ciebie. Czasem chodzi jedynie o chwilę rozmowy z tobą, drobną poradę. Chciałbyś z każdym z nich porozmawiać, pamiętać o każdej swojej obietnicy wcześniej im danej, każdemu z nich pomóc, ale przecież nie rozdwoisz się. Jesteś pewny, że oni to rozumieją, przecież widzą jak ciężko pracujesz, jak niemal próbujesz się sklonować…

Mimo zmęczenia i tego wszystkiego podświadomie odczuwasz to naprawdę przyjemne poczucie satysfakcji, która delikatnie łechce twoje ego. Nie ma się czego wstydzić, jesteś tylko człowiekiem. To nic złego nakarmić je nieco nagradzając za ciągły wysiłek. Przecież pracujesz na full, na 100 %. Prawda? A co jeśli powiem Ci, że ten cukierkowy obraz ciebie-pracusia można obalić tak szybko jak żul ćwiartkę! Że:

TO TWOJA PORAŻKA A NIE POWÓD DO DUMY !!!

Wykorzystujesz maksymalnie 40-60 % swojego dziennego potencjału. Oszukujesz samego siebie. Nie działasz na 100% , jedynie wykorzystujesz 100 % swojego czasu na prace. To różnica. Resztę na własne życzenie codziennie marnujesz. Sycenie się myślą jak cieżko pracujesz jest mniej więcej tyle warte co (równie bezsensowny i nielogiczny) festiwal dumy z ilości przejeżdżanych w miesiącu kilometrów, którym – zwykle panowie- wzajemnie się napawają. (Wiem, bo sam temu ulegam).

Żebyś nie czuł się tak źle we własnej skórze uspokoję cię. To nie twoja wina, to twój mózg. Mózg ludzki nie jest bowiem narzędziem myślenia, lecz narzędziem walki o byt, jak kły i pazury. Jego konstrukcja sprawia, że prawdą jawi nam się to, co jest dla nas korzyścią. A czy nie jest korzystniej myśleć o sobie jak o spracowanym specjaliście lub szefie „ratującym świat” niż myśleć o sobie jak o głupcy marnującym swoje naturalne zasoby…

Chcesz wiedzieć co mam na myśli? Zrób sobie proszę chwilę przerwy, dopadnij najbliższy komputer i napisz na jego klawiaturze swoje imię i nazwisko oraz adres zamieszkania, ale zrób to używając tylko palców wskazujących obu rąk (tak jak robiłeś to kiedy uczyłeś się pisać). Potem zrób to samo systemem dziesięciopalcowym, tak jak zwykle to robisz. Już wiesz o czym mówię? Taka jest różnica między byciem produktywnym a byciem “zajętym”.

Błędy poznawcze

Jeśli jeszcze mnie nie znienawidziłeś po przeczytaniu powyższego, spójrz jakie błędy poznawcze1 popełniasz :

  1. Jestem cały dzień zajęty = pracuje „na full” swoich możliwości. Nie pracujesz „na full” swoich możliwości. One są znacznie większe. Twój mózg tylko uprościł postrzeganie tych okoliczności uznając, że skoro latasz zdyszany po biurze i nie wyrabiasz się ze wszystkim to …pewnie pracujesz „na full”. W psychologii nazywa się to teorią zgodności. Według niej to co dla nas ludzi najważniejsze, to mieć poczucie że wszystko co robimy ma sens. Stąd mózg podpowiada ci takie absurdalne interpretacje swojego zaangażowania „na full”.
  2. Jestem ciągle zalatany = jestem ceniony przez (współ)pracowników za swoją pracęTaaa.. Jak będziesz mial szczęście cenić będzie cię za to max 1/3 (współ)pracowników. Dla pozostałej większości będziesz po prostu kolesiem, który nie ma/nie chce mieć dla nich czasu i tyle.Ten błąd poznawczy polega na tym, że zakładasz, że ludzie do kreowania swych opinii używają twoich myśli i przekonań, a tak nie jest. Oni nie mają żadnego powodu do tego by użalać się nad twoim kalendarzem. Jesteś po to, żeby im pomóc i masz to zrobić.
  3. Bardzo wielu (współ)pracowników potrzebuje mojej decyzyjności aby realizować swoje zadania = jestem niezastąpionym elementem tej firmy. Serio? Jeżeli na każdym kroku potrzebna jest twoja decyzyjność to bynajmniej nie świadczy to o tym, że jesteś niezastąpiony. To tylko oznacza, że nie poukładałeś swojego projektu, firmy czy procedur na tyle dobrze, żeby organizacja działała w maksymalnym stopniu własnymi zasobami. Wiem, że uczucie bycia jak „Król” który „dzieli i rządzi” na każdym kroku jest bardziej przyjemne i apetyczne dla twojego ego, ale słuszności w tym myśleniu jest nawet mniej niż w produkcji gumowych dzwonów.
  4. Praca wykonywana długo i ciężko wydaje się być pracą lepiej wykonaną niż praca wykonana w krótszym czasie i z mniejszym zaangażowaniem swoich zasobów. Stąd znana w biznesie technika negocjacyjna zwana podnoszeniem budżetu klienta (lub sprzedawcy). Z grubsza mówi o tym, że im więcej czasu i energii poświęci tobie potencjalny klient, tym będzie mu bardziej szkoda tego wszystkiego w momencie dokonywania ostatecznego wyboru dostawcy i zapewne wybierze ciebie. Znów, mózg robi nas w o konia, żeby uzasadnić nasze (czasem głupie) działania. To najbardziej powszechny i dotykający największą grupę ludzi błąd poznawczy. Jest on o tyle szkodliwy, ze objawia się nam zwykle w postaci irracjonalnego podejścia szefów do czasu pracy swojego zespołu. Tym bowiem po czym oceniają czy dana osoba wykonała swoją dzienną pracę, jest ocena czy ta osoba spędziła pełen wymiar czasu w pracy (8h). Jasne, tak najprościej, ale to tak jakby oceniać jakość serialu po jego długości (…i potem mamy taką „Mode na sukces” bo zbyt wielu wydała się świetnym kierunkiem).

Dobrze ale po co to wszystko. Jak ktoś ładnie powiedział „nie ma niczego bardziej osobistego niż praca”. Podział na prace i życie osobiste to bullshit, bo co ci z takiego podziału kiedy to rozpoczynasz „domową” cześć dnia po pracy, która to dziś przemieliła cię i wypluła jak cowboy suszoną wołowinę. Tych sfer nie da się rozdzielić, należy więc zadbać o higienę pracy i własnego umysłu podczas jej wykonywania. Działaj tak byś czuł się dobrze ze sobą i żeby innym był dobrze z tobą. Dużo przyjemniej być szanowanym niż usatysfakcjonowanym z tego, że lata się z wywalonym językiem po 10-12 h dziennie.

Jak to zmienić

Wyobraźmy sobie przez chwilę nieco odmienny obraz ciebie-pracusia. Sprawdź czy ta wersja ciebie bardziej ci pasuje. Jeśli nie, to nie stresuj się i pozostań przy swoich metodach. Nieustanne zajmowanie się czymś stanowi często pretekst do unikania ważniejszych, mniej wygodnych działań. Będziesz zatem miał wewnętrzne alibi na życie w chaosie. Mózg się ucieszy 😉

Wróćmy do zmiany. To nie jest szybki i łatwy proces jak serwis burgera w McDonald’s. Wymaga wypracowania kilku nawyków, technik i zaprzęgnięcia odpowiednich narzędzi (i przeczytaniu paru wpisów na tym blogu). O tym wszystkim przeczytasz we wpisach nt. produktywności, nie ma więc po co przytaczać tutaj ich treści. Warto jednak powiedzieć sobie o kilku zasadach i zrobić wprowadzenie do odpowiednich nawyków:

Stwórz swój zewnętrzny umysł

Brzmi creepy prawda? O co chodzi, z grubsza schemat funkcjonowania twojego mózgu podczas bieżącej pracy funkcjonuje w oparciu o tzw. ”pamięć RAM” twojego mózgu. Rolę takiej pamięci operacyjnej pełni w nim kora przedczołowa. Problem z nią polega na tym, że na tej „scenie” jest … strasznie mało miejsca. Kiedy wykonujesz jakikolwiek proces myślowy, na „scenę swojego umysłu” (czyli do kory przedczołowej właśnie) zwołać musisz ogromną ilość faktów, wspomnień i emocji. Ci zaproszeni „goście” mają za zadanie pomóc ci w „ogarnięciu” owego procesu myślowego. I teraz, każde nowe zadanie, dana obietnica, odebrany mail czy rozmowa telefoniczna powoduje w twojej głowie każdorazowo kolejną tzw. „otwartą pętle”, czyli twój umysł rozpoczyna de facto realizację tego zadania, nawet jeśli wydaje ci się, że tak nie jest.

Aby to lepiej zrozumieć przypomnij sobie ostatnią sytuację kiedy podczas wykonywania jakiejś czynności w pracy odebrałeś niespodziewanego maila od szefa albo zirytowanego klienta , który już w pierwszym zdaniu zawierał niefajną informację. Niby mówisz sobie, że teraz wykonujesz inne zadania i teraz się tym nie zajmiesz, ale pewnie przyznasz mi rację …nie dokończysz już efektywnie i z czystym umysłem zadania, które wykonywałeś zanim odebrałeś owego maila. Twój umysł zaczyna nim równolegle żyć. Tak samo jest z każdym otrzymanym poleceniem, odebraną służbową rozmową telefoniczną, zapytaniem od klienta czy otrzymanym poleceniem służbowym. Takich sytuacji masz setki dziennie a umysł nie zarządza tymi zdarzeniami w sposób efektywny dzieląc je na poszczególne zadania z rygorem zajmowania się (myślenia o) tylko jednym wątkiem w danej chwili. Ponadto twoje myśli związane z pracą muszą ciągle konkurować o twoją uwagę i miejsce w twojej pamięci RAM z codziennym natłokiem informacji otaczającej nas rzeczywistości: sms-y, posty, dziesiątki decyzji.

Co możesz zrobić? Możesz każdą „otwartą pętle” przenosić natychmiast do zewnętrznego umysłu. Teoretycznie może nim być zwykły notes jednak w praktyce powinna tę rolę pełnić porządna aplikacja do zarządzania projektami i zadaniami. Twój umysł stworzony jest do kreatywnego tworzenia i realizacji zadań z tym związanych, nie jest stworzony do ich przechowywania i pamiętania. Rozumiesz? Praca twojego umysłu ograniczona ma być do działania. Pamiętaniem, przechowywaniem, sortowaniem, gromadzeniem materiałów referencyjnych, etc. zająć ma się umysł zewnętrzny. Wykorzystuj mózg do operowania informacją, nie do jej przechowywania. Wpadłeś na jakiś pomysł, dostałeś kolejne zadania do wykonanie, zauważyłeś, że zbliża się termin kolejnego przeglądu samochodowego – odrazu przesuń to do umysłu zewnętrznego i … zapomnij. Jest już odpowiednia pora na prace – otwórz swój „zewnętrzny umysł” (twoją zewnętrzną pamięć) i stwórz listę zadań spośród tam zgromadzonych. Jak to zrobić mądrze i metodycznie przeczytasz we wpisie ”Zarządzanie zadaniami – wprowadzenie” oraz ”Zarządzanie zadaniami cz.2- konteksty”. Dodam na zachętę, że wprowadzenie tej zmiany wpłynie  na twoją produktywność bardziej niż program 500+ na zaludnianie kraju. Trzymaj się zatem poręczy 😉

Przechwytuj pomysły

Jakby to głupio nie brzmiało niestety, nasz umysł nie ma własnego umysłu. Jeśli nie różnisz się od większości ludzi to tobie również najlepsze pomysły bynajmniej nie wpadają do głowy podczas pracy przy biurku z otwartym notesem. Wszystkie „genialne” dopadają nas podczas jazdy samochodem, pod prysznicem, podczas ćwiczeń fizycznych czy w każdej innej sytuacji, która uniemożliwia zapisanie tegoż pomysłu czy myśli (powyżej ustaliliśmy już, że próba zapamiętania ich jest nie tylko mało skuteczna ale i dewastacyjna dla naszej produktywności). To nie przypadek, bo wtedy właśnie mamy zwolnioną „pamięć RAM” i przychodzą nam do głowy rozwiązania tkwiących w głowie niezakończonych „otwartych pętli”. Jak sobie z tym poradzić? Tu znów odeślę cię do produktywnej technologii. Jakiej byś nie zastosował, dane narzędzie powinno dać tobie następujący efekt: natychmiastowe zapisanie danej myśli czy pomysłu w każdej możliwiej sytuacji, w której się obecnie znajdujesz oraz (najlepiej) natychmiastowe przeniesienie tegoż do twojego zewnętrznego umysłu, w którym je przechowujesz. Więcej przeczytasz o tym w mini e-book’u ”Jak zwiększyć produktywność”, który możesz pobrać na stronie tego wpisu (znajdziesz go u dołu strony). A tutaj przedsmak – zobacz jak ja przechwytuje pomysły w taki właśnie sposób:

Nie wykonujesz projektów-wykonujesz zadania.

To kolejna przełomowa dla produktywności zmiana w sposobie myślenia. Jeśli myślisz, ze wykonujesz projekty to „wykonaj” proszę projekt „Zbudowanie strategii komunikacji dla produktu X”. Możliwe? Nie sądzę. Wykonać możesz natomiast każdorazowo jedno z zadań, które na owy projekt się składają- np. „Zadanie- założenie profilu produktu X na facebook’u”.

Co to zmienia? To zmienia wszystko, bo zmienia sposób planowania swojej pracy. Spójrz, każdy projekt, na którego realizację składa się więcej niż jedno zadanie powoduje u osoby mającej go zrealizować pewien dysonans. Niby nazwa projektu jasno określa co trzeba zrobić (zbudować strategie), ale … za co wziąć się najpierw, poszczególne etapy projektu zależą przecież od siebie wzajemnie, co zatem poczynić z ta chronologią? Ponadto, kiedy patrzymy na listę swoich zadań i projektów, nie możemy oprzeć się pokusie sięgnięcia po coś mniejszego (łatwiejszego, szybszego) jak np. „zamówić kuriera”, „odpisać na maila klientowi X”. Każdy z nas bowiem dba o zapewnienie sobie dodatkowego zastrzyku hormonu szczęścia a doprowadzenie czegoś do końca daje niezły jego zastrzyk.

Nie można też nie wspomnieć o naturalnej obawie pojawiającej się zwykle w drugiej części dnia pracy pt. nie zdążę „wykonać” tego projektu, więc już dziś się za niego nie biorę. Z pojedynczym zadaniem tego problemu nie ma.

Co możesz z tym zrobić? Wszystkie projekty dziel na pojedyncze zadania i pamiętaj o tym, że wszystko czego realizacja wymaga więcej niż dwóch osobnych czynności jest projektem a nie zadaniem i jako projekt (z podpiętymi do niego pojedynczymi zadaniami) powinien być w systemie zdefiniowany. Zadanie to pojedyncza czynność, która możesz wykonać jednym podejściem od a do z. Więcej o tym we wpisie

Szanuj siebie

Możliwości zajmowania się „czymś” są niemal nieograniczone. Tak można wypełnić sobie nawet cały dzień. Poddawanie się w swojej pracy tylko tzw. bieżączce to najgorsze co możesz zrobić. To tak jakbyś wypłynął na morze żaglowcem i czekał gdzie cię fale i wiatr poniosą zapominając, że ów środek lokomocji posiada również opcję sterowania. Brzmi dumnie, ale nie u mnie. Taką organizację dnia zostawmy chorągiewkom w święto flagi a ty..szanuj siebie, swój czas i zasoby swojego umysłu.

Waż swoje słowa podczas gdy cokolwiek komukolwiek obiecujesz („tak oddzwonię”, „ok, zajmę się tym”, „uporam się z tym do końca tygodnia”). To nie tylko kręcenie bicza na samego siebie, to jeszcze kolejny krok do tego, by pomniejszać swój autorytet w zespole niedotrzymanymi obietnicami i pustosłowiem. Skąd wiesz, że „uporasz się z tym do końca tygodnia”? Pamiętasz całą listę swoich projektów i zadań (składowych projektu), że tak lekką ręką obiecujesz termin wykonania czegokolwiek? Czy wykonując jakieś zadanie, wiesz dokładnie kiedy zakończysz jego wykonywanie? A może będziesz zmuszony je kontynuować w najbliższym czasie? Chce ci powiedzieć, że planowanie jest wszystkim, ale kurczowe trzymanie się planu niczym. Nie wiesz co będziesz w stanie zrobić jutro, pojutrze i za tydzień, ponieważ to jest zbyt zmienne w czasie. To zawsze jest wypadkową twojej dyspozycji dnia, priorytetów, statusu wykonania innych zadań oraz kontekstu w którym się znajdujesz. Nie możesz o tym decydować teraz ad hoc. Jak zatem dobierać dzienną czy tygodniową listę zadań? Dowiesz się z lektury wpisu ”Zabójcy produktywności – kalendarz”.

Kolejna rzecz, nie próbuj być zawsze i wszędzie dostępny. Nie jesteś zasięgiem telefonii komórkowej. Bądź za to dostępny regularnie. To różnica. Nie możesz tworzyć i być kreatywnym kiedy twój umysł ma na ciągłym stand by’iu czujniki ustawione na bieżączke. Ktoś dzwoni, ktoś pisze, ktoś chce ofertę na zaraz, coś urosło do rangi super pilne. Dlaczego potrzeby innych mają determinować twój dzień pracy i skutecznie go rozbijać. Pamiętaj, że poddawanie się wiatrowi bieżączki to nie jest ciężka praca. To lenistwo intelektualne dające możliwość wypełnienia sobie (niekreatywną) pracą całego dnia. Twoim zadaniem jest tworzyć wykorzystując maksymalnie potencjał twojego umysłu a nie robienie dobrze wszystkim dookoła będąc zawsze dostępny i na nasłuchu. Nie odpowiadaj zatem odrazu kiedy dostajesz jakąś prośbę czy polecenie. Poinformuj rozmówce, że odpowiesz niebawem po sprawdzeniu swoich możliwości. Możesz to zrobić tylko w jednej sytuacji, kiedy bez względu na wszystko musi to być zrobione w deklarowanym rozmówcy czasie i odrazu nanosisz to do swojego systemu zadań z przypisaniem konkretnej daty wykonania. Dlaczego, bo pamiętanie o jakimkolwiek zadaniu to największy wróg produktywności. Gwoździe są do wbijania, a mózg do tworzenia. Do pamiętania są narzędzia zewnętrzne.


Jeśli dotarłeś do tego momentu to znaczy, że temat doskonalenia swojej produktywności jest tobie bliski. Świetnie, zapewne widzisz w tym wiele zalet. Ja tytułem podsumowania chcę powiedzieć tobie dlaczego ja uważam, że warto zmienić organizację swojej pracy i podejście do pracy „na full”.

Po pierwsze – w dzisiejszych czasach praca to większość naszego życia. Spędzamy w niej od 1/2 do 2/3 swojego (nieśpiącego) czasu. To zatem jak i w jakim komforcie ten czas spędzamy ma znaczenie.

Po drugie – to czy owe zmiany wykorzystasz po to, by w tym samym czasie robić więcej, czy po to by ten sam zakres pracy wykonywać szybciej i mieć więcej czasu dla siebie, daje ci niemal magiczne moce, których nie powstydziła by się Elza z „Krainy Lodu”.

I teraz – po trzecie – bomba! W produktywności nie chodzi tylko o to by zrobić coś więcej czy szybciej. W produktywności chodzi o to, by to wszystko, ta cała gonitwa i praca w dzisiejszym pędzie i pospiechu wykonywana była ze …spokojnym umysłem, który w każdym momencie kiedy akurat niczego nie tworzy pozostawał WOLNY!

Do dzieła zatem! Powodzenia!

Grzegorz Jaszkiewicz

  1. (Wikipedia) Błąd poznawczy − ogólne określenie nieracjonalnego sposobu postrzegania rzeczywistości. Faktycznie u każdego człowieka można zaobserwować większość z nich. Wpływają one na sposób formułowania poglądów, podejmowania decyzji biznesowych i prowadzenia badań naukowych. Większość z nich jest szkodliwa..Przyczyną pojawiania się takich błędów są często ograniczone zasoby poznawcze, brak czasu lub motywacji do formułowania poprawnych sądów oraz pragnienie zachowania dobrego samopoczucia.
Komentarze Facebook

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *


Tags: