KATEGORIEPRODUKTYWNOŚĆZARZĄDZANIE ZADANIAMI (GTD)

Jak planować dzień pracy

Już w czasach kiedy ziemia była jeszcze płaska 😉, a człowiek był tylko człowiekowatym, miliony lat temu, podstawowym jego zmartwieniem było właściwe wykorzystanie dziennego budżetu czasu mimo ówczesnych ograniczeń. Obserwując dzisiejszych pracusiów mam wrażenie, że małpy człowiekowate radziły sobie z tym nieco lepiej niż niejeden dzisiejszy człowiek. Rzućmy okiem jak to się z grubsza odbywało:
Dopiero 10 tyś lat temu w erze neolitu człowiek przestał być nomadem i zaczął prowadzić osadniczy tryb życia. Wcześniej, sięgając nawet dziesiątek milionów lat temu, prowadził on zbieracko-łowiecki tryb życia, którego nieodłącznym elementem było wszechobecne zagrożenie atakiem drapieżnika. Aby ograniczyć niebezpieczeństwo ataku przodek człowieka musiał gromadzić się w coraz to większych grupach. To poza zwiększonym ryzykiem wewnętrznych konfliktów powodowało konieczność gromadzenia (zbierania, polowania) większej ilości pożywienia, aby wyżywić grupę. Im dłuższe wyprawy tym większy kłopot z efektywnym dysponowaniem dziennego budżetu czasu, którym dysponował nasz przodek.
Im dłużej szedł w poszukiwaniu pożywienia, tym mniej czasu pozostawało mu na posiłek i odpoczynek. Doba naszego przodka, jak się domyślasz, była dużo „krótsza” od naszej. Przed wynalezieniem ognia nie miał on możliwości doświetlenia swojego otoczenia i tym samym „wydłużenia” dnia. Póki nie wyzbierał wszystkich roślin ze swojego najbliższego otoczenia, miał dużo czasu na odżywianie, odpoczynek i trawienie nie najlżej strawnych ówczesnych posiłków. Kiedy był zmuszony wybrać się dalej, mniej czasu miał na odpoczynek, trawienie i powrót do osady. Żeby tego było mało (wędrówki, posiłek, odpoczynek, trawienie) ogromna część budżetu czasu musiała być konsumowana na budowanie więzi społecznych, co pozwalało uniknąć …pozabijania się nawzajem członków coraz to większych grup (dostrzegam tu pewien „pomost” ze współczesnym człowiekiem 😉) . Początkowo ten efekt osiągano poprzez tzw. „iskanie” (kojarzysz dwie małpki skubiące się po futerku? One robią to do dziś).

Efektywne gospodarowanie czasem miało zatem kolosalne znaczenie, ponieważ nawet kilkadziesiąt procent dziennego budżetu czasu poświęcany musiał być na budowanie relacji społecznych. Nasi najbliżsi kuzyni – szympansy- poświęcają na iskanie ok 8-12 % dnia. Pierwotny człowiek musiał poświęcać na to ok 30-40 % czasu dnia (ze względu na większą liczebność grup).
Ale do brzegu…pierwotny człowiek wiedział, że nieefektywne gospodarowanie czasem prowadzi nawet do śmierci, dzisiejszy człowiek natomiast (niby mądrzejszy 😉) upiera się, że czasem można zarządzać. A więc nie można, zarządzić można natomiast swoją energią w ramach dostępnego czasu. I o tym ten tekst.

P.S. Ostatnio jeden z bardziej uznanych doktorów nauk społecznych opowiadał nam podczas wykładu, że odbył niegdyś rozmowę z profesorem Bralczykiem o zarządzaniu czasem. Profesor zwierzył się doktorowi, że kiedy pewien manager powiedział mu, że „zarządza czasem”, to profesor pomyślał wówczas, że ten manager..”czasem zarządza a czasem …nie zarządza” 😂. To wg mnie właściwe skwitowanie tego niefortunnego określenia. Przechodząc zatem do zarządzania sobą w czasie, zastanówmy się jak właściwie planować dzień pracy, tak by miał szanse być najbardziej efektywny z jednoczesnym zachowaniem optymalnej energii w trakcie pracy i po jej zakończeniu.

Klasyfikacja zadań

Energochłonność

Produktywność zatem to nic innego jak zarządzanie swoją energią w trakcie dnia, tak by możliwie efektywnie i z minimalnym obciążeniem wykonać swoje zadania. Wyobraź sobie, że dostajesz butelkę wody, której zawartość ma ci starczyć na cały dzień i nie możesz jej w trakcie uzupełnić. Ile wypijesz rano, tyle zostanie ci na resztę dnia. Jak jest południe, a ty zastanawiasz się czy się napić, rozkminiasz ile starczy ci wody na resztę dnia. Jeśli dolejesz sobie odrobinę z jutrzejszego zapasu, jutro wody będziesz miał mniej. Tak samo jest w twoją dzienną “dawką” energii. Jest to zasób wyczerpywalny i topnieje w trakcie dnia, tak jak woda w owej butelce.

Jeśli nie różnisz się znacznie od większości ludzi, największego poziomu energii doświadczasz przez ok. 2 h między godzinami 9-11. Warto zatem zastanowić się jakie zadania powinieneś sobie planować na tę porę dnia? Napewno nie mechaniczne odpowiadanie na maila czy ploty z koleżanką z biurka obok (to też potrzebne, ale nie w tym czasie ☺️). Po prostu szkoda tej pory na tego typu aktywności. Taki poziom energii już nie wróci w tym dniu . Nie chcę ci sugerować które zadania wymagają od ciebie największej energii. Ty sam wiesz to najlepiej. U mnie są to np. analizy umów, pisanie dłuższych tekstów, planowanie projektów czy przygotowywanie odpowiedzi na trudne wiadomości zawierające tzw. „ciężkie tematy”. Są to zadania, które bardziej lub mniej wymagają wejścia w tzw. stan „deep work”, który wymaga mega skupienia i braku towarzyszących rozpraszaczy. Więcej piszę o tym w tekście „Mózg na etacie”.

Dzień pracy nie składa się jednak tylko z zadań „głębokich”. Miłym przerywnikiem są wszelkiego typu zadania płytkie (tzw.”shallow work”). Nie są dla naszej pamięci operacyjnej (zasoby kory przedczołowej) dużym obciążeniem, ponieważ wykonując je działamy w dużej mierze na autopilocie albo przywołując do pamięci operacyjnej niewiele elementów (wspomnienia, emocje, procedury, itp.) niezbędnych do przetworzenia zadania. Wykonywanie tego typu zadań w dużej mierze opiera się na nabytych wcześniej nawykach. Co ważne przełączanie się między zadaniami „płytkimi” nie jest tak energochłonne dla mózgu jak w przypadku zadań głębokich. Jakie to zatem zadania? W moim przypadku jest to odpisywanie na bieżące maile, rozmowy telefoniczne, robienie podstawowych ofert czy spotkania na lekkie tematy.

W kolejnym rozdziale zajmiemy się tym, jak wykorzystać tę klasyfikację w procesie układania listy zadań dnia.

Kontekst

Okoliczności w jakich się znajdujesz mają znaczenie dla twojej produktywności i tym samym dla twojej energii. Włączenie tzw. kontekstów (bo o nich mowa) do planowania swoich zadań to dodatkowy turbo boost twojej efektywności. Po co bowiem planować określone zadania, kiedy ich wykonanie w danych okolicznościach będzie mocno utrudnione a czasem niemożliwe. Wyżej opisana kwestia to nic innego jak kontekst energii. Spójrzmy zatem na kilka innych przykładów takich kontekstów:

Kontekst miejsca
Musisz przeanalizować treść dwóch umów i na podstawie analizy stworzyć treść maila z uwagami. Ja do takich prac nawet nie zabieram się, kiedy pod ręką mam tylko 13 calowego laptopa. Komfortowa praca z tyloma dokumentami otwartymi jednocześnie zaczyna się u mnie od 27 calowego ekranu, serio 🙂. Nie planuje zatem tego zadania kiedy jestem poza domowym biurkiem, gdzie czeka na mnie tak duży ekran iMac’a.

Kontekst towarzystwa
Jeśli nie wychowałeś się w warunkach openspace’u, zapewne dużą trudność sprawia ci skupienie myśli kiedy wokół ciebie „toczy się biurowe życie”. Ja do dziś szczerze podziwiam wszystkich, którzy mają umiejętność takiego totalnego odłączenia. Planuj zatem zadania wymagające skupienia na czas kiedy jesteś sam, albo kiedy wokół ciebie nie ma akurat najbardziej absorbujących towarzyszy.

Kontekst ilości czasu
Planując zadanie wiesz mniej więcej ile czasu ci ono zajmie. Jeśli wiesz, że cały dzień masz „w biegu” wypchany spotkaniami, nie planujesz żadnych zadań głębokich wymagających skupienia czy takich, do których wykonania niezbędny będzie określony sprzęt czy konkretny program komputerowy. Możesz natomiast naszpikować ten dzień zadaniami, którym przypisałeś kontekst czasowy „5” czy „15” minut. Do takich zadań należą chociażby rozmowy telefoniczne, odpisywanie na maile czy wypełnianie jakiś formularzy.

To tylko przykłady swoistych „tagów”, które przypisywać możesz do swoich zadań, po to by następnie kierować się nimi przypisując zadaniom dzień wykonania. Więcej o kontekstach w planowaniu zadań pisze w tym tekście.

Lista zadań

Zanim zapuścimy się w rozważania na temat tworzenia listy zadań na dany dzień, chciałbym tu włączyć pewien disclaimer. Poniższe zasady wynikają wprost z ogólnej wiedzy na temat zdolności poznawczych człowieka i ich specyfiki, badań nt. energochłonności poszczególnych procesów neuronalnych oraz moich eksperymentów z własną wydajnością i produktywnością. Nie można jednak uznać poniższych rozważań za jedynie słuszne, ponieważ każdy z nas jest inny i dla każdego z nas co innego znaczy chociażby pojęcie zadania głębokiego i płytkiego. Tyle tytułem wyjaśnienia, do dzieła.

Właściwa kolejność

Z powyższych rozważań wprost wynika, że najbardziej angażujące zadania powinniśmy wykonywać raczej na początku swojego dnia pracy, niż na końcu i że przeciętnie mamy energii na ok. 2 h maksymalnego skupienia. Wniosek z tego taki, że zadania wymagające maksymalnego skupienia (deep work) powinniśmy umieszczać na liście zadań na jej początku. Bardzo istotne jest aby stworzyć sobie odpowiednie warunki pozbawione wszelkiego typu dystraktorów, ale o tym później.

Jak się domyślasz, zadania lżejsze winno się umieszczać na dalszych miejscach listy lub przeplatać nimi zadania cięższe. Ponieważ wykonujesz je nieco mechanicznie, są miłą odmianą dla zadań angażujących.

Ile zadań na liście

Rodzi się oczywiste pytanie o ilość i proporcję miedzy zadaniami głębokimi a płytkimi. Specjaliści mówią, że w stan deep work można wprowadzić się maksymalnie cztery razy w ciągu dnia pracy. Jeśli chodzi o mnie, nie pozwalam sobie na to więcej niż dwa razy dziennie. Podobno to kwestia treningu aby dojść do czterech, ale obecnie nie mam takiej potrzeby uwzględniając mój dzienny mix zadań związany z pracą. I właśnie o to chodzi., nic na siłe✌️. Na początku wprowadzanie się w stan maksymalnego skupienia jest bardzo energochłonne (nie mówiąc o samej pracy), co zapewne skutkuje mniejszą ilością takich cykli niż wspomniane cztery w ciągu dnia. Zmienia się to z czasem wraz z doskonaleniem tej umiejętności i wtedy można dobić nawet do czterech podejść na dzień. Zdecyduj zatem sam ile tego typu zadań znajdzie się na twojej dziennej liście.

A co z samą ilością wszystkich zadań? To bardzo indywidualne i mocno powiązane z rodzajem pracy jaką wykonujemy. Mogę podzielić się moim podejście do tej kwestii, a wygląda to tak, że staram się mieć listę zawierającą nie więcej niż 6-8 zadań, czasem mniej. To jednak ilość specyficzna dla mojego dnia pracy. U ciebie 2 inne zdania mogą być bardziej angażujące niż moje 8. Proszę zatem abyś postrzegał te liczby z przymróżeniem oka. Sprawa jest dość prosta. Jeśli twoja ilość wypełnia ci dzień i na koniec pracy nie masz potrzeby spytać jak się nazywasz z przemęczenia, to znaczy że twoja ilość jest optymalna.

Czy umieszczenie większej ilości zadań na liście to coś złego? Powiedziałbym, że i tak i nie. Dobrze dlatego, że jeśli wykonasz mniej niż zaplanowałeś, możesz być pewnym , że wykonałeś max w danym dniu, czego nie możesz powiedzieć, kiedy zrobisz wszystkie zadania dnia a zostanie ci jeszcze trochę czasu 😎. A źle dlatego, że pozostawienie zadań nie wykonanych nie jest bez znaczenia dla twojego mózgu w kwestii odpoczynku po pracy, ale o tym dalej w tym wpisie.

Miejsce dla bieżączki

Nie bez powodu wspomniałem o ilości tylko 6 do 8 zadań dziennie. Niestety zawsze mogę być pewny, że resztę dnia wypełnią mi pozornie niespodziewane zadania, które bez zaproszenia dołączają do listy. To nic złego, na tym polega moja i zapewne twoja praca. Nie jest porażką mieć takie zadania, błędem jest nie zostawienie dla takich „wrzutek” miejsca na swojej liście. Nie przewidzisz ile i jakich pojawi się u ciebie w trakcie dnia, ale możesz założyć, że napewno się pojawią i zostawić dla nich miejsce. Niezaplanowane staje się zaplanowanym 👌.
Poruszyliśmy tu bardzo ważny wątek rozpoczynając temat „bieżączki” i chciałbym tu pozostawić pewne ostrzeżenie. Są bowiem osoby, które nie planują swojego dnia, ponieważ wiedzą, iż bieżączka i tak wypełni im cały dzień. Na odpisywanie na maile, czy realizowanie cudzych próśb można z powodzeniem poświęcić cały dzień. To bardzo niebezpieczne, głównie dlatego, że jednocześnie wygodne. Kiedy na koniec dnia latam z jęzorem na wierzchu i mogę sobie powiedzieć jak bardzo się napracowałem, wszystko wydaje się ok. Na czym polega zatem owa niebezpieczna wygoda? Ano na tym, że cały taki dzień jest jedną wielką wymówką, aby nie robić tego co ważne, czegoś trudniejszego. Mam tu na myśli tworzenie takiego mix’u zadań, który zawierał będzie również zadania głębokie, bo tylko realizując takie zadania tworzysz prawdziwą wartość dla firmy i siebie samego. Jeśli nie panujesz nad tym co robisz, to co robisz panuje nad tobą.

Stwórz warunki

Praca kreatywna

Z tym pojęciem kojarzy nam się zwykle praca pisarza, grafika, muzyka czy innego twórcy. Nie do końca tak jest. Powiedziałbym, że kreatywnością jest każda praca, która wymaga stworzenia czegoś nowego w oparciu o to, czego doświadczyliśmy wcześniej. W pierwszej kolejności szukasz rozwiązania korzystając ze swoich zasobów operacyjnych wytężając się nad znalezieniem odpowiedzi czy inspiracji. Chcesz napisać artykuł i szukasz tematu czy głowisz się nad nowym produktem, który stworzysz, zawsze najpierw dajesz sobie możliwość logicznego wykoncypowania odpowiedzi. Tam gdzie kończą się możliwości „zwykłego” przetwarzania danego problemu w obszarach naszych możliwości poznawczych, tam zaczyna się … kreatywność 🧠.
Okazuje się – ku zaskoczeniu wielu- że aby wymyślić coś nowego, trzeba..przestać o tym myśleć. Do tego rodzaju twórczości nasz umysł potrzebuje tworzenia nowych połączeń neuronowych, a stoi to w sprzeczności z aktywnością w obszarze kory przedczołowej, która polega na niczym innym niż operacyjnym przetrwanianiu problemu. Kiedy najczęściej wpadasz na kluczowe pomysły? Czy nie wtedy kiedy robisz wszystko tylko nie skupiasz się na rozwiązaniu problemu? Pod prysznicem, podczas joggingu, prowadząc samochód w znanej już tobie i nudnej już trasie? Tak to działa. Potrzebujemy „wolnej głowy” i stanu niemal pół hipnozy, aby stworzyć warunki do tworzenia się tych nowych połączeń między neuronami. Nie możesz rozwiązać problemu, przestań o nim myśleć, idź na spacer, walnij drzemkę 😜. Nie zawsze masz możliwość stworzenia sobie odpowiednich do tego warunków w danej chwili. Zajmij się wtedy czymś innym, wykonaj parę „płytkich” zadań a odpowiedź sama do ciebie przyjdzie w odpowiednim czasie.

(Nie)multitasking

Teraz uważaj! Jakby się nie nagimnastykowali zwolennicy robienia kilku rzeczy naraz, nie ma czegoś takiego jak multitasking. Nie ma❗️Kropka❗️Wynika to wprost z konstrukcji i metody pracy pamięci operacyjnej ludzkiego mózgu. Najnowsze badania mówią, że w danej chwili możesz przywołać do niej max 4 elementy na raz. Zastanów się, ile takich elementów przywołać musisz, by wykonać nawet tak proste zadanie jak zamówienie butów przez internet. Na ten moment musisz przywołać ze swoich zasobów pamięci ostatnią sytuacje kiedy wykonywałeś podobną czynność, zastanowić się z którego rachunku zrobisz przelew, skalkulować czy w tym momencie możesz sobie na ten zakup pozwolić i ile kasy ci zostanie, czy wpisać zapamiętane lub zachowane hasło do swojego rachunku. Wystarczy, że do pokoju wejdzie małżonka i spyta czy chcesz herbatkę i wszystkie puzzle masz rozsypane. I chcesz mi powiedzieć, że możesz robić na raz trzy podobne rzeczy 🧐❓
Szanse na robienie kilku rzeczy naraz zwiększają się oczywiście wraz z uruchamianiem twojego autopilota. Dotyczy to jednak czynności, które robiłeś setki razy i wryły się mocno w twoją pamięć. Możesz jednocześnie przeglądać bezmyślnie facebooka, rozmawiać niezobowiązująco z kolegą i jeść kanapkę, ale PIT-a nie wypełnisz 😉.

Jak mówimy o stwarzaniu sobie odpowiednich warunków do pracy, nie można nie wspomnieć o rozpraszaczach.

Rozpraszacze

Przełączanie między zadaniami

Naukowcy udowadniają, że czas w jakim wprowadzamy się w stan skupienia to nawet 15 minut. Przypomnij sobie ostatnią sytuację kiedy pracowałeś nad czymś bardzo angażującym, co wymagało od ciebie maksymalnego skupienia. To taka sytuacja gdzie nawet komar nie ma prawa puścić cichego bąka. Nie ma żartów. Dla mnie na przykład to chwila kiedy piszę ten tekst 🙃. Nie tylko o czas tu chodzi, choć nikt nie lubi marnować wielokrotnie 15-tu minut. Idzie o to, że nie ma nic bardziej wyczerpującego dla mózgu jak właśnie takie przełączanie między zadaniami i ponowne w nie zagłębianie, a przypominam, że o energii tu od początku tego wpisu mówimy.
Mózg nie bierze jeńców w tej kwestii. Mimo tego że stanowi tylko 2-3 % masy ciała, zużywa nawet 25 % całkowitej energii zgromadzonej w ludzkim ciele. Jeśli zatem wujek Kaziu jeszcze raz powie ci, że praca fizyczna jest bardziej ciężka od pracy umysłowej, powiedz mu, że praca rąk zużywa około 10 razy mniej energii od tego co ma pod czupryną.

Dystraktory

Co jest zatem twoim zadaniem? Maksymalnie odciąć się podczas pracy od wszelkiego rodzaju dystraktorów czyli tego, co wybija cię z rytmu i skupienia. Najbardziej powszechnymi czynnikami tego typu są social media, maile i …koledzy z pracy. Możesz zwalczać swoje ciągotki do wejścia na Instagram czy unikać kolegów, ale nie jest to do końca najlepsza z możliwych metod. Okazuje się bowiem, że energia nie jest jedynym twoim zasobem, który jest wyczerpywalny w obrębie dnia. Do podobnych zasobów należy również silna wola, którą dysponujesz. Każda udana bitwa w wojnie o niezajrzenie na facebooka czy niezagadanie do koleżanki zdejmuje z twojego limitu dziennego pewną dawkę silnej woli i masz jej coraz mniej.

To powoduje, że im dalej w las, tym mniej masz oręża do walki z pokusami wraz z upływem dnia. To dlatego jesteś wieczorem bezbronny jak dziecko wobec kalorycznego pączka. O tej porze lecisz bowiem na oparach silnej woli. Dużo bardziej efektywna jest zatem strategia unikania samych okoliczności, które sprzyjają pokusom w miejsce ciągłego opieranie się nim.

Koniec dnia pracy

Musisz wiedzieć, że twój umysł działa w trybie otwartych pętli. Twój mózg każdą rzecz, która staje się twoim zadaniem do wykonania natychmiast zaczyna procesować. Nie ważne gdzie jesteś i co robisz te sprawy żyją już w twojej głowie. W praktyce oznacza to, że każde polecenie wydane od szefa, postanowienia noworoczne, powiadomienie o przekroczeniu stanu konta czy myśl o wieczornej kolacji dla twojego mózgu jest problemem, który natychmiast musi zacząć wykonywać. Po czym poznasz, że twoja głowa jest już z tych powodów przepełniona? To te sytuacje, w których kiedy ktoś do ciebie mówi, a ty odpowiadasz „nie mów do mnie teraz…mam łeb jak sklep”. Takim obciążeniem są też również zadania, których nie zdążyłeś wykonać.

Teraz powiem ci jak zakańczać dzień pracy, aby uniknąć efektu „otwartej pętli” i kontynuować dzień z wolną głową po pracy.
To co musisz zrobić to nic innego jak dać wyraźny sygnał swojemu umysłowi, że zakończyłeś już pracę. Możesz to uzyskać dwoma znanymi mi i stosowanymi przeze mnie metodami. Pierwszą metodą jest zaplanowanie niezrealizowanych (a zaplanowanych pierwotnie na dzisiejszy dzień) zadań. Nie wykonałeś ich dziś, zaplanuj co z nimi robisz, usuwasz z listy zadań czy planujesz na inny, konkretny dzień. Nie ma znaczenia, ważne abyś zdecydował co z nimi dalej, inaczej twój mózg będzie je nadal procesował, kiedy ty będziesz próbował skupić się na oglądaniu netflixa.
Kolejną metodą, nieco bardziej odjechaną jest teatralne niemalże powiedzenie stanowczo do samego siebie „Kończę pracę na dziś!” I w ten sposób odciąć się od reszty zadań. Z doświadczenia własnego mogę ci coś poradzić: rób to kiedy jesteś sam w pomieszczeniu 😉.

P.S. Chcesz wiedzieć jak unikać przeładowania głowy codziennymi obowiązkami zapraszam do lektury tekstów „Zabójcy produktywności -kalendarz” oraz „Zarządzanie zadaniami cz. 1- wprowadzenie”. Jako uzupełnienie tego wpisu w kwestii odpowiedniego nastawienia do pracy i przeciążenia obowiązkami zachęcam do przeczytania wpisu “(Myślisz, że) dajesz z siebie wszystko

powodzenia  🙂

Grzegorz Jaszkiewicz

Komentarze Facebook

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *


Tags: