APLIKACJEKATEGORIENARZĘDZIAPRODUKTYWNOŚĆ

7 produktywnych trików w Evernote

W produktywności jest takie pojęcie „dokumenty referencyjne”. Brzmi lekko lamersko, ale dotyczy bardzo ważnego aspektu jakim jest gromadzenie wszelkich informacji, materiałów, baz wiedzy niezbędnych do tego, by efektywnie realizować swoje zadania. Głównym założeniem jest, by owe informacje były uporządkowane, dobrze posegregowane i zawsze pod ręką. I do tego idealnie sprawdza się opisany już przeze mnie Evernote. Pokazałem w tym wpisie jak bardzo wiele zastosowań ma ta aplikacja i jak można wykorzystać ją w swojej pracy czy innej twórczości. W tym wpisie natomiast chciałbym zwrócić twoją uwagę na kilka trick’ów Evernote i podpowiedzieć jakie możesz znaleźć dla nich zastosowanie.

1. Własny adres e-mail Evernote

Tak, w Evernote masz swój unikalny adres e-mail. Prosta rzecz a jakże przydatna. Pierwszym i najbardziej oczywistym jej zastosowaniem jest wysyłanie na ten adres maili, których treść – po tym jak trafi już do Evernote – staje się treścią notatki. Jeśli jesteś użytkownikiem Evernote rekomenduje ci dodać swój adres do swoich kontaktów, co ułatwi ci szybkie wpisywanie adresu, który zwykle nie jest tak prosty do zapamiętania jak e-mail, który przygotowujesz dla siebie samemu zakładając pocztę e-mail.

2. Automatyczne przypisywanie notatników i znaczników

Ok, to co już wiesz to, że możesz wysyłać maile wprost do swojego systemu do tworzenia notatek. To czego być może nie wiesz to fakt, że dodając do tytułu maila odpowiednią kombinację znaków możesz automatyzować segregowanie wysyłanych do Evernote notatek. Killer feature ! Ok, jak to zastosować w praktyce:


📌Przykład 
Kiedy wykonujesz właśnie zadanie dnia jakim jest opróżnianie pocztowego inboxa to każdorazowo kiedy natrafiasz na maila, który zawiera w swej treści jakieś zadanie dla ciebie możesz sforwardować tego maila do swojego Evernote, dodając na końcu tytułu wysyłanego maila „@TO DO” (lub jakąkolwiek nazwę, która jest dla ciebie wygodna). Wtedy – pod warunkiem, że masz w Evernote notatnik o takiej nazwie – ta notatka trafi do Evernote bezpośrednio do notatnika o nazwie „TO DO”. Tym samym możesz używać swojego systemu do notatek jako magazyn zadań do wykonania.


Aby rozróżnić w Evernote i wspomnianym notatniku TO DO te zadania, które zostały przysłane do ciebie mailem od tych, które dodałeś do Notatnika ręcznie możesz dodatkowo tagować wysyłane w tej formie maile. Wystarczy dodać na końcu tytułu wiadomości znak „#email” (lub inną nazwę znacznika, ważne by nazwę poprzedzał znak #). Pamiętaj by wcześniej zdefiniować „znacznik” o takiej nazwie w swoim Evernote.

Jak zatem wyglądać będzie tytuł maila zawierający oba – ścieżkę do odpowiedniego Notatnika oraz odpowiedni znacznik:

email wysyłany wprost do Evernote

 

Teraz czas na przykład heavy user , który pokaże ci bardziej konkretne zastosowanie.

📌Przykład
Z racji mojej pracy każdego dnia otrzymuję zapytania od klientów dotyczących naszych produktów i usług. Takie zapytania (leady sprzedażowe) rozsyłam następnie podległym mi handlowcom uwzględniając rejonizację oraz produkt, którego dotyczy zapytanie. Ważne jest dla mnie abym w następstwie tej powtarzalnej czynności mógł w każdym momencie wygenerować w Evernote zestawienie leadów wysłanych każdemu handlowcowi z osobna (taki szybki raport). Staram się zatem maksymalnie to zautomatyzować. Co robię? W Evernote zdefiniowałem odpowiednie dla każdego handlowca znaczniki, np.:

  • „JanNowak”
  • „GrzegorzIksinski”
  • „AnnaKowalska”
  • itd.

Ponadto mam oczywiście utworzony notatnik „Leady sprzedażowe”. To nie wszystko. Aby każdorazowo nie wpisywać na końcu tytułu maila kombinacji znaków jak _@Leady sprzedażowe #JanNowak zdefiniowałem na swoim Macu skróty klawiaturowe (i tym samym na urządzeniach mobilnych – iPhone, iPad, ponieważ skróty te się synchronizują w ekosystemie Apple), i tak:

  • wpisanie ljn automatycznie generuje mi treść „@Leady sprzedażowe #JanNowak”
  • wpisanie lgi” automatycznie generuje mi treść „@Leady sprzedażowe #GrzegorzIksinski”
  • wpisanie „lak” automatycznie generuje mi treść „@Leady sprzedażowe #AnnaKowalska”

Dzięki temu ekspresowo mogę wysłać takiego leada do handlowca z kopią ukrytą (UDW) do Evernote a ten automatycznie trafi do Notatnika z lead’ami i znacznikiem danego handlowca. Taka segregacja pozwala mi potem łatwo wygenerować listę leadów wysłanych do konkretnej osoby.

Zobacz powyższe zastosowanie na tym video i zastanów się w jakich sytuacjach tobie przyda się taka automatyzacja:

wysyłanie maila do Evernote ze wskazaniem Notatnika i Znacznika

3. Opisywanie dokumentów pdf

Jak zapewne już wiesz do notatek w Evernote możesz dodawać różne załączniki, w tym pliki pdf. To czego możesz nie wiedzieć to fakt, że te pliki możesz odpowiednio opisywać korzystając z dostępnych w interfejsie narzędzi. Opisywanie plików pdf to żadna nowość, takich aplikacji mamy mnóstwo. To, że robisz to „natywnie” w obrębie notatki Evernote ma jednak dwie kluczowe zalety:

Pierwsza – plik opisujesz w miejscu, w którym go przechowujesz. Nie musisz pliku pdf przechowywanego w Evernote eksportować do innej aplikacji w celu opisania go po to, by po wszystkim znów umieścić już opisany plik z powrotem w odpowiedniej notatce

Druga – opisany w aplikacji Evernote plik przygotowuje dla ciebie podsumowanie zmian opisów, których w nim dokonałeś. To świetna funkcja. Wyobraź sobie bowiem, że otrzymałeś do zaopiniowania pięćdziesięciostronicową umowę, w której następnie zaznaczasz uwagi czy sugestie zmian. Kiedy przychodzi czas na umówienie zasugerowanych przez ciebie zmian ze współpracownikami czy klientem, nie musisz skakać po 50-ciu stronach umowy. Wystarczy, że skupisz się na samym podsumowaniu gdzie w jednym miejscu znajdują się tylko te miejsca, w których dokonałeś zmiany czyli dodałeś odpowiedni opis, sketch, zakreślenie, znaczek, itp.
Idealnie jakby każda z tych zmian była podlinkowana do tego miejsca w umowie, w którym dane zaznaczenie powstało prawda 😉 ? .. voilà dokładnie tak to działa. Spójrz:

opisywanie plików pdf w Evernote (Mac)

4. Wtyczka do przeglądarki www

Evernote przygotowany jest do przechowywania w formie notatek różnego rodzaju contentu (teksty, rysunki, pliki, nagrania dźwiękowe). Te formaty nie wyczerpują jednak jego możliwości. Zastosowanie odpowiedniej wtyczki do używanej przez ciebie przeglądarki internetowej jeszcze bardziej wzbogaca możliwości przechwytywania treści i przechowywania ich w aplikacji z zielonym słoniem. Co zatem umożliwia:

  • Jednym kliknięciem masz możliwość zapisu do Evernote całej odwiedzanej właśnie strony, konkretnego artykułu, który właśnie przeglądasz, zakładki (linku) do tej strony lub samego wycinku/zaznaczenia. Cała operacja umożliwia wybranie odpowiedniego notatnika i znacznika przy zapisie
Zapisywanie treści strony przy użyciu nożyczek sieciowych Evernote
  • To jednak nie wszystko. Prawdziwa bomba to funkcja równoległego przeszukiwania twojego Evernote podczas gdy wyszukujesz właśnie czegoś w internetowej wyszukiwarce. Jak to działa? Kiedy wpisujesz wybrana frazę w google jed nocześnie przeszukiwane są twoje zasoby Evernote. Jakie to ma znaczenie? A co jeśli powiem ci, że ten rodzaj wyszukiwania jest bardziej efektywny niż googlowanie? Przyjrzyjmy się temu na moim przykładzie – mam w Evernote ponad 1500 notatek. Co w nich mam? Ano treści, które na przestrzeni lat zebrałem, odpowiednio przetworzyłem, tak by wykorzystać je w przyszłości, kiedy akurat będą mi potrzebne. Czy pamietam co mam w swoim Evernote? Absolutnie nie, czyli w momencie przeszukiwania internetu w celu jakiś ważnych dla mnie materiałów nie pamiętam czy i co w kontekście poszukiwanego zagadnienia już mam do tej pory zgromadzone w Evernote. Jaka jest więc korzyść tego, że podczas wyszukiwania fraz w google po prawej stronie wyskoczy mi wynik wyszukiwania tej frazy w mojej bazie notatek w Evernote? Ano znajdę tam informacje, którym już wcześniej poświęciłem czas, odpowiednio je przetworzyłem i uznałem za wartościowe do dalszego wykorzystania w nieokreślonej przyszłości. Już wiesz do czego zmierzam? Nie muszę tego robić ponownie w internecie. Skoro Evernote już mi przypomniał, że mam wśród swoich notatek treści na dany temat to ufam w ich jakość, bo…osoba przeszukująca właśnie internet i osoba, która przygotowała już kiedyś te notatki to ta sama osoba..mua 👨‍💻.

5. Skanowanie

Nie pamiętam kiedy skanowałem coś tradycyjnym skanerem a muszę przyznać, że dużo pracuję z przeróżnego rodzaju dokumentami. To, że Evernote „przyjmie” wszelkie rozszerzenia plików jako załączniki to już wiesz. To czego możesz nie wiedzieć, to to że ma również wbudowany skaner (choć nie tak to w aplikacji nazwano). Skaner wywołujesz poprzez użycie niewinnie brzmiącej funkcji „zrób zdjęcie”. Po uruchomieniu jej i skierowaniu aparatu urządzenia na fotografowany obiekt aplikacja rozpoznaje (!) czy to co fotografujesz jest: dokumentem, wizytówką czy tablicą (typu whiteboard).

scanowanie w Evernote (iPhone)

Tak zeskanowany plik staje się częścią notatki – co ważne – w formie pełnego widoku a nie pliku, w który musisz kliknąć aby zobaczyć zawartość.

Kiedy zatwierdzisz zeskanowaną wizytówkę aplikacja pyta cię czy chcesz wysłać swoje dane osobie, której dane znajdują się na wizytówce. To funkcja wspierana przez LinkedIn. Oczywiście dane z wizytówki trafiają do twoich kontaktów wzbogacone o zdjęcie danej osoby (o ile korzystasz z połączenia z LinkedIn).

Treści zeskanowanej tablicy whiteboard tworzą dla ciebie “wygładzony” plik graficzny. Teksty zapisane na tablicy znajda się wśród wyników wyszukiwania w wyszukiwarce Evernote tak jakby to był zwykły tekst. 

 

Sam nie przechowuje już w ogóle dokumentów ani wizytówek w formie papierowej. skanuje i wyrzucam większość z nich. Dopóki były „przechowywane” w formie papierowej, nie stanowiły dla mnie wartości w przyszłości, bo kto nosi ze sobą wszystkie dokumenty czy wizytówki, które zgromadził dotychczas 🤔.

6. Dostęp z zewnątrz

To co w nieoceniony sposób wpływa na użyteczność Evernote to dostęp do aplikacji z „zewnątrz”. Szeroka funkcjonalność w obrębie samej aplikacji to jedno. To jednak co stanowi o wygodzie i szybkości gromadzenia i tworzenia notatek w samej aplikacji to wszelkie możliwości automatyzacji poprzez integracje różnych aplikacji czy usług z aplikacją Evernote.

Skróty (Shortcuts)

Jeśli padło słowo automatyzacja, to muszę zacząć od aplikacji Shortcuts. To wydana przez Apple jesienią 2018 roku aplikacja do tworzenie tzw. kolejek czynności (workflows). Prawdziwy turbo boost produktywności. Więcej pisze o jej zastosowaniu tutaj. W tym miejscu chciałbym jednak skupić się na ogromnej roli Evernote w automatyzacji za pomocą skrótów. Większość skrótów, których używam ma bowiem za zadanie – w efekcie działania skrótu – utworzyć notatkę lub odwołać się do jakiejś wcześniej utworzonej w Evernote treści. Okazuje się, że Evernote daje naprawdę szerokie możliwości w kontekście „programowania” skrótów, co ciekawe …dużo większe niż systemowa aplikacja Apple do tworzenia notatek (Notatki).

Zobacz przykładowy skrót z zastosowaniem Evernote:

Zapisywanie ulubionych restauracji (aplikacja Skróty)

Udostępnianie

Dla porządku warto wspomnieć o funkcji systemowego udostępniania jako podstawowej możliwości dodawania różnego typu contentu w formie notatki do Evernote. Wszędzie gdzie w systemie masz możliwość użycia tej funkcji, masz możliwość udostępnienia zawartości do Evernote.

przekazywanie do Evernote poprzez funkcje udostępniania w MacOS
przekazywanie do Evernote poprzez funkcje udostępniania w iOS (iPhone)

Dostęp z aplikacji zewnętrznych

Evernote pozwala na tworzenie bardzo przydatnych i produktywnych integracji między aplikacjami zewnętrznymi a samym Evernote. Bardzo dobrym przykładem jest aplikacja polskiego developera do zarządzania zadaniami NOZBE, w której nie tylko możesz w obrębie danego zadania „podpiąć” daną notatkę, ale co bardzo istotne, nie jest to zwykłe skopiowanie jej treści. To stałe połączenie z ta notatką, co powoduje, że kiedy przeglądasz zawartość tej notatki z poziomu zadania w Nozbe to zawsze widzisz jej aktualna treść nawet jeśli w tzw. „międzyczasie” edytowałeś ją bezpośrednio w Evernote. Super przydatne w zarządzaniu zadaniami.
Jeśli twoja aplikacja do zarządzania zadaniami nie obsługuje tego w podobny sposób, nie jest to wielki problem. Możesz łatwo wygenerować link do danej notatki w Evernote i wkleić go w polu notatki w aplikacji do zadań. Po kliknięciu w link zostaniesz przeniesiony do webowej wersji tej notatki.

7. Udostępnianie notatek i notatników innym osobom

Evernote umożliwia udostępnianie w bardzo szerokim zakresie. Innym osobom możesz udostępnić pojedynczą notatkę oraz cały notatnik (z przypisanymi do niego notatkami). To pozwala na sprawną współpracę z innymi osobami nad treściami notatek. Aplikacja daje tobie również możliwość limitowania dostępu do notatki poprzez zabranie możliwości edycji czy zapraszania kolejnych osób. Świetna sprawa w przypadku np. tworzenia baz wiedzy czy procedur w firmach.


Czasem jednak możesz mieć potrzebę udostępnienia publicznie jakiś treści nie mając na względzie jakiejś konkretnej osoby. Załóżmy na przykład, że chcesz umieści na stronie www dostęp publiczny do regulaminu usługi, którą świadczysz. Nie musisz – mając Evernote – tworzyć pod to strony/podstrony internetowej. Wystarczy, że utworzysz notatkę z treścią regulaminu i udostępnisz ją publicznie bezpośrednio z Evernote. To bardzo produktywne podejście, które oszczędza nie tylko sporo pracy, ale pozwala na łączenie kilku czynności w jedną: regulamin tworzę i przechowuje w Evernote, a jego publiczne udostępnienie odbywa się bezpośrednio z aplikacji. Świetna sprawa.

Tutaj zobaczysz przykładową notatkę, którą udostępniam publicznie

Jeśli nie jesteś jeszcze użytkownikiem Evernote a ten wpis zachęcił cię do tego by spróbować, skorzystaj z tego linku w celu założenia konta oraz koniecznie zapoznaj się z moim wprowadzeniem do Evernote.

Powodzenia
Grzegorz Jaszkiewicz

 

 

Komentarze Facebook

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *


Tags: